Außer in den Fällen einer kurzfristigen Entsendung nach Österreich müssen folgende Unterlagen in deutscher oder englischer Sprache an dem in der ZKO-Meldung genannten Ort aufliegen (Übersetzungen müssen nicht beglaubigt sein):

• (Ausländischer) unterschriebener Arbeitsvertrag und ggf. Entsendungsvertrag oder Dienstzettel
• vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen
• Monatliche Gehalts- bzw. Lohnabrechnungen
• Lohnauszahlungsnachweise (Bankauszug, unterschriebener Barbeleg)
• Lohnaufzeichnungen (Kokrete Tätigkeit und Berechnung der Zulagen, ..)
• Unterlagen für die Lohneinstufung nach dem jeweils anzuwenden Kollektivvertrag (Vordienstzeiten und Tätigkeitsbereich, wenn es nicht aus dem Dienstvertrag etc. hervorgeht)
• ZKO-Meldungen, A1-Formulare (wenn noch kein A1 ausgestellt wurde, ein bestätigter Antrag für das A1)
• Gewerbegenehmigung (Dienstleistungsanzeige) – falls erforderlich

Für die Dauer der Tätigkeit im Inland (und 1 Monat danach) müssen Lohnunterlagen aller im Rahmen des Projekts tätig gewordenen Personen aufbewahrt werden, auch wenn einzelne Mitarbeiter zwischenzeitlich in das Ausland zurückgekehrt sind. Die Unterlagen sind entweder in Papierform oder elektronisch bereitzuhalten. Für den Transportbereich gibt es Sonderregelungen.

Bei Entsendungen bis zu 48 Stunden sind nur die ersten beiden Punkte berücksichtigen (Bereithaltung Arbeitstvertrag und Arbeitszeiten)

Wenn der Einsatz gerade erst begonnen hat, können natürlich noch keine Lohnabrechnungen und Lohnauszahlungsunterlagen vorliegen. Die übrigen Unterlagen sind jedoch von Beginn an bereitzuhalten.

Die Nichtbereithaltung der Unterlagen wird mit Strafen bis zu 20.000 €, im Wiederholungsfall bis zu 40.000 € bestraft.